Savoir mener ses entretiens et ateliers de compréhension des besoins
Référence : EXPORAFRA09
Une formation opérationnelle pour aider les chefs de projet, correspondants et managers transverses à faire émerger les besoins, conduire des entretiens et ateliers utiles, recueillir l’information fiable et la restituer clairement à l’écrit.
- 1 jour • 7 heures
- 6 participants max.
- Intra-entreprise, coaching, individuel
- Présentiel, distanciel, hybride
Besoins des correspondants et chefs de projet
Pour mener à bien leurs projets, les correspondants, chefs de projet et managers transverses doivent interroger différents départements et services sur leurs problèmes, attentes et besoins.
Ils mènent des entretiens d’enquête, animent des ateliers de recherche d’information et doivent ensuite restituer à l’écrit les besoins identifiés, via des comptes rendus, rapports ou notes de synthèse. Cette mission exige une triple compétence : faire émerger les informations fiables à l’oral, traiter une information volumineuse en temps réel, puis restituer les éléments pertinents dans des documents exploitables.
Apports de la formation
Cette formation apporte les techniques et méthodes clés de conduite d’entretiens d’enquête, d’accompagnement à l’émergence et à la verbalisation des besoins.
Elle permet également de structurer la restitution écrite des entretiens et ateliers : comptes rendus, rapports, synthèses, notes de décision ou documents de cadrage utiles au projet.
Objectifs opérationnels
- Définir sa stratégie de collecte d’informations transverses.
- Intégrer la double approche d’enquête et d’accompagnement maïeutique.
- Conduire et animer efficacement ses entretiens et ateliers.
- Produire une collecte d’information fiable, exploitable et structurée.
- Entretenir la relation coopérative par une communication proactive.
- Restituer à l’écrit les remontées via des comptes rendus, rapports et synthèses adaptés.
Public concerné
Tout chef de projet, chargé de mission transverse présent ou à venir, correspondant projet ou manager transverse.
Cette formation s’adresse aux professionnels qui doivent questionner, faire émerger, organiser et restituer les besoins exprimés par plusieurs acteurs ou services.
Prérequis
Pas de prérequis technique.
Durée
Un jour, soit 7 heures.
Formats
Intra-entreprise, coachings, présentiel, distanciel et hybride. 6 participants maximum par session.
Contenu clé de la formation
Définir sa stratégie de recherche et collecte d’informations
- Intégrer l’étape d’entretiens et ateliers dans le temps du projet.
- Construire une carte systémique des contributeurs.
- Construire sa carte heuristique des types d’apports attendus.
- Décider de l’organisation des actions de recherche : formats, calendrier, interlocuteurs, contacts, communication.
- Identifier les obstacles à l’expression authentique des besoins.
- Repérer les freins à la mobilisation des contributeurs et les leviers pour les surmonter.
Conduire et animer ses entretiens de recherche de besoins
- Communiquer sur le cadre des entretiens.
- Utiliser trois rôles transverses : capitaine, leader, communicant.
- Justifier auprès des contributeurs les modalités et outils utilisés.
- Utiliser des techniques de questionnement adaptées.
- Relancer l’expression et suivre les réponses.
- Faire émerger les besoins avec les 5 suivis de Toyota et la formulation coaching.
- Reformuler avec demande de validation.
- Utiliser le langage non verbal pour inciter le contributeur à développer son propos.
- Réaliser des synthèses régulières et signaler la progression de l’entretien.
- Soigner le suivi relationnel après l’entretien.
Pratiquer l’écoute active en enquête
- Créer un climat de sécurité et de confiance.
- Utiliser les marqueurs d’intérêt et d’empathie.
- Donner et rechercher des feedbacks pour verrouiller les informations.
- Oser interrompre, demander des clarifications et précisions.
- Comprendre les six attitudes de Porter et leurs conséquences en entretien.
- Utiliser les quatre niveaux d’information pour progresser sur un point.
- Appliquer les principes et techniques de prise de notes efficaces.
- Utiliser des grilles de prise de notes à double usage : animation des échanges et recueil d’information.
Insérer des moments coaching
- Faire émerger les besoins par l’approche maïeutique.
- Comprendre les principes du mode coaching.
- Utiliser les étapes du mode coaching.
- Mettre en œuvre des techniques de questionnement coaching.
- Questionner pour faire révéler et mieux savoir.
- Additionner écoute active et empathie.
Restituer les besoins à l’écrit
- Trier les informations utiles, périphériques et sensibles.
- Transformer les propos recueillis en informations exploitables.
- Structurer un compte rendu d’entretien ou d’atelier.
- Construire une synthèse claire des besoins exprimés.
- Adapter le format de restitution au destinataire et à la décision attendue.
- Faire ressortir les points saillants, arbitrages et suites à donner.
Méthodes pédagogiques
- Apports méthodologiques ciblés.
- Mises en situation sur études de cas concrets tirés du contexte des participants.
- Débriefings collectifs des séquences jouées.
- Exercices pratiques d’écoute, questionnement, reformulation et prise de notes.
- Travail sur la restitution écrite des informations recueillies.
- Regards croisés et partages d’expériences.
Modalités d’évaluation
- Tests de positionnement en amont et en aval.
- QCM, mises en situation et travaux pratiques pendant la formation.
- Évaluation de la progression tout au long de la formation.
- Validation par la capacité à conduire un entretien, faire émerger les besoins et restituer l’information.
Les plus pédagogiques
- Consultant-formateur expert en communication et traitement de l’information à l’oral et à l’écrit, ancien journaliste.
- Expertise en conduite d’entretiens d’enquête et animation d’ateliers de production d’informations.
- Coach certifié.
- Orientation pratique maximale pour les participants.
- 70 % d’exercices pratiques et d’interactivité.
- Identification des points forts à renforcer et des axes d’amélioration.
- Création d’un plan d’action personnel.
Aide-mémoire
- Repères clés sur la stratégie de collecte d’informations.
- Grilles de questionnement, écoute active et prise de notes.
- Trames de restitution écrite : compte rendu, rapport, synthèse.
- Plan d’action personnel pour ses futurs entretiens et ateliers.
Actualisation : janvier 2025.
Indicateurs de la formation
- Taux de satisfaction exprimé : 96,70 %.
- Nombre d’apprenants : 6.
- Taux de réussite : 100 %.
- Taux de retour des évaluations : 100 %.
Modalités pratiques
- Formation disponible aux entreprises et individuels.
- Formats : intra-entreprise, coachings, présentiel, distanciel et hybride.
- Sessions intra et coachings : dates, lieux et tarifs sur devis personnalisé.
- 6 participants maximum par session pour un travail poussé et des feedbacks individuels.
- Inscriptions entreprises et individuels par email à patrickjay@face-equipe.fr.
- Confirmation sous 24 heures par retour.
- Sessions garanties à la première inscription.
- Interface Zoom pour les sessions distancielles.
- Accessibilité : locaux de Paris Centre handi-accessibles ; équipes sensibilisées aux besoins des personnes malentendantes et malvoyantes ; signaler tout besoin d’adaptation.
Vous souhaitez mieux faire émerger et restituer les besoins projet ?
Cette formation donne aux chefs de projet et correspondants les méthodes d’entretien, d’atelier, d’écoute active, de questionnement et de restitution écrite nécessaires pour transformer des échanges dispersés en informations fiables et exploitables.
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