Managers • Réunions d’équipe • Animation • Décisions

Préparer et animer une réunion — version approfondie

Référence : MANEQU01a

Cette formation approfondit les pratiques de préparation, de conduite et de conclusion des réunions. Elle aide à mieux gérer les interactions, les digressions, les décisions et les suites opérationnelles. Elle permet de transformer les réunions en véritables outils de pilotage collectif.

  • 2 jours
  • 6 participants max.
  • Intra-entreprise, coaching, individuel
  • Présentiel, distanciel, hybride
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Illustration de la formation : Préparer et animer une réunion — version approfondie

Enjeux et bénéfices de la formation

Au cours de cette formation, les managers apprennent à préparer et à conduire la réunion, à l'animer pour répondre aux besoins de l’équipe en technique, en développement collectif, en cohérence d'objectifs, en communauté de valeurs, en appartenance de groupe, et en reconnaissance individuelle.

Ces deux jours intensifs donnent aux managers les clés dont ils ont besoin pour structurer, clarifier et affermir leur posture managériale en animation de réunion d’équipe. Ils y acquièrent les repères et techniques qui leur permettent de se projeter dans une parole managériale affirmée et productive pour l’équipe.

Objectifs opérationnels

  • Savoir préparer une réunion et la conduire avec efficacité pour atteindre ses objectifs.
  • S'approprier les techniques d'animation efficaces en présentiel.
  • Savoir animer la réunion dans le respect de l'objectif pour optimiser la participation des participants (en faire un moment productif pour tous les participants, faciliter les contributions et échanges)
  • Savoir gérer les individualités.

Public concerné

  • Tout manager ayant à préparer, conduire et animer une réunion d’équipe en présentiel.

Prérequis

Aucun.

Durée

2 jours.

Formats

Formation disponible aux entreprises et individuels, en intra-entreprise, coachings, présentiel, distanciel et hybride. 6 participants maximum par session.

Contenu clé de la formation

Préalable

  • Echanges sur les enjeux spécifiques aux réunions des apprenants.
  • Echanges en retours d’expériences et attentes.

Préparation de la réunion : le cadre conditionne la réussite

  • Bénéfices d’une réunion construite en « entonnoir ».
  • Décider de la nécessité du format « réunion » par rapport à la problématique initiale / objectif à atteindre.
  • Choisir le format « présentielle / distancielle » : évaluer les apports bénéfiques des face à face et des échanges de groupe en présentiel (apport de la dynamique de groupe, renforcement de la confiance, évolution des valeurs, rassurances, etc.)
  • Définir les livrables de la réunion (objectifs et thèmes.
  • Identifier les participants et leurs contributions attendues.
  • Impliquer les participants pressentis et négocier leur présence.
  • Construction de l’ordre du jour : le premier pas vers un compte-rendu rapide et profitable.
  • Définition des besoins : mobilisation humaine ; application de la méthodologie ; verrouillage matériel / logistique.
  • Communication sur la réunion en amont : utiliser le potentiel d’échanges informels sur la réunion à venir comme un élément de communication dès l’amont.

Conduire la réunion : sécuriser le cadre technique

  • Cadrer la réunion : limiter l’ordre du jour, donner la durée, rappeler les règles du jeu clés.
  • Gérer les revendications concernant l’ordre du jour : remise en cause des thèmes arrêtés, demande d’inscription d’autres questions.
  • Le rôle du conducteur : veiller à sécuriser le cadre, au respect de l’ordre du jour, à la progression de travail, à l’atteinte des objectifs, à la production des livrables, à la tenue du timing.
  • Mettre en scène la gestion du temps et les objectifs pour garantir la dynamique de progression : utiliser les 4 niveaux de développement.
  • Effectuer une synthèse : objectifs et livrables.
  • Présenter le plan d’action à suivre.
  • Faciliter l’attribution des tâches à suivre.
  • Être garant de la production et de la diffusion du compte-rendu à chaud / synthétique, puis du compte-rendu définitif (apports sur le rôle et éléments constituants du compte rendu, de la prise de notes, et la méthode de rédaction).

Animer la réunion : tirer profit des contributions individuelles et collectives

  • Prendre en compte la double dynamique du collectif : groupe et équipe.
  • Jouer son rôle de l’animateur : favoriser les contributions, réguler la dynamique des échanges, faire émerger les axes prioritaires, réorienter les échanges, réguler les tours de parole et digressions, etc.
  • Savoir prendre en compte les modes de fonctionnement dans l’animation et les contributions.
  • Comment utiliser efficacement les supports (vidéo projection, tableau papier...)
  • Perfectionner ses capacités d’écoute, d’expression.
  • Savoir donner du feedback (Porter) et du feedforward.
  • Utiliser les moments d’interactivité pour consolider les acquis.
  • Savoir utiliser et gérer les insatisfactions, frictions et tensions du groupe.

Savoir favoriser l’adhésion individuelle et fédérer l’équipe

  • Savoir jouer son rôle de leader en réunion : les traits d’attitudes et de comportements du leader et leurs impacts sur l’équipe.
  • Identifier les jeux d’acteurs dans un processus de conduite de réunion (typologie des 7 nains, modes de fonctionnement)
  • Utiliser les marques de reconnaissance, les marqueurs empathiques et l’effet de création de talent pour favoriser les contributions.
  • Utiliser les leviers de satisfaction, les « drivers » de motivation et les valeurs individuelles pour favoriser l’adhésion individuelle.
  • Utiliser les « grandeurs d’équipes » pour fédérer le collectif.

Savoir capitaliser sur les apports de la réunion

  • Communication sur la réunion en aval :
  • Profiter de la diffusion officielle du compte rendu définitif pour consolider les engagements de chacun sur les livrables à suivre :
  • Utiliser le potentiel d’échanges informels sur la réunion réalisée comme un élément de consolidation de l’adhésion et de la fédération.

Méthodes pédagogiques

  • Coaching de capitalisation sur expérience, exposés méthodologiques, démonstration et découverte.
  • Exercices d’application sur le contexte des apprenants (application opérationnelle).

Positionnement et évaluation des acquis

  • En entrée formation : quizz de positionnement.
  • En cours de formation : mises en situations et quizz d’acquisition.
  • En fin de formation : exercice d’application de synthèse.

Les plus pédagogiques de la formation

  • Consultant-formateur expert, coach individuel et d’équipe certifié.
  • Bilan et plan d’action personnalisés à l’issue.

Modalités pratiques

  • Formation disponible aux entreprises et individuels.
  • Formats : intra-entreprise, coachings, présentiel, distanciel et hybride.
  • Dates, lieux et tarifs sur devis personnalisé.
  • 6 participants maximum par session pour un travail poussé et des feedbacks individuels.
  • Demandes entreprises et individuels par email à contact@face-equipe.fr ou par téléphone au +33 (0)6 07 19 18 42.
  • Accessibilité : locaux de Paris Centre handi-accessibles ; équipes sensibilisées aux besoins des personnes malentendantes et malvoyantes ; signaler tout besoin d’adaptation.
  • Références générales du cabinet : PatrickJAYCommunications – références. Conditions générales de vente : CGV.

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