Préparer et animer une réunion à distance – les essentiels

Conduire la réunion distancielle : sécuriser le cadre technique

• Rappeler l'ordre du jour, préciser l’objet de la réunion, les livrables, la durée et rappeler les règles d’interactions (outils).
• S’assurer de la maîtrise des outils distanciels par les participants.
• Traiter les questions hors sujet en fin de réunion ou ultérieurement.
• Annoncer les temps de parole prévus pour chaque point à l'avance et suivre le chronomètre pour éviter les débordements.
• Préciser les règles de gestion (mise en sourdine volontaire, utilisation de la fonction de levée de main, utilisation du chat, etc.)

Techniques d'animation pour dynamiser la réunion distancielle

• Utiliser les prénoms pour attirer les attentions.
• Utiliser la grille des 7 nains pour identifier et gérer les comportements individuels.
• Alterner présentations et interactions pour maintenir la vigilance et l’intérêt.
• Encourager la participation active : savoir poser des questions ouvertes, organiser des discussions de groupe, encourager la discussion en posant des questions directes à certaines personnes pour dynamiser la réunion, sonder en temps réel, animer les recueils d’opinion pour stimuler l'interaction.

Leviers de motivation et d’encouragement de participation

• Utiliser les techniques de facilitation pour garantir à chacun de pouvoir s'exprimer.
• Cultiver l'écoute active.
• Savoir reformuler et résumer les commentaires.
• Valoriser verbalement les contributions.

Gérer les perturbations dans les interactions

• Répondre aux interventions en reformulant ou en demandant des clarifications.
• Gérer les interruptions en maintenant un climat de coopération et encourageant une parole équilibrée entre les participants.
• Déceler les signaux de déconnexion (caméra éteinte, silence prolongé) et les adresser proactivement pour réengager.

Savoir commenter ses documents et diaporamas à distance

• Créer des présentations à points clés.
• Encourager l’interaction de clarification pour maintenir l'attention.
• Encourager la participation active : savoir poser des questions ouvertes, organiser des discussions de groupe, sonder en temps réel, animer les recueils d’opinion pour stimuler l'interaction.

Gérer les impacts négatifs des outils techniques

• Privilégier les échanges verbaux et la simplicité pour éviter la surcharge technologique.
• Savoir garder les caméras allumées pour maintenir une connexion visuelle et favoriser l’engagement.
• 6 approches pour gérer les caméras non allumées :
• Encouragement subtil en début de réunion.
• Apprécier les caméras allumées.
• Créer des moments dédiés aux caméras.
• Expliquer l’importance de la caméra pour l'engagement.
• L’approche de la réunion informelle.
• Vérifier les raisons techniques ou personnelles.

Gestion des interruptions

• Savoir utiliser et gérer les insatisfactions, frictions et tensions du groupe.
• Règles de gestion des problèmes techniques.

Contrôler la durée et timing

• Savoir prévenir la fatigue et maintenir la concentration.
• Comment respecter l'horaire convenu.
• Faciliter la souplesse des emplois du temps individuels.
• Veiller à la progression, aux livrables, et au respect du timing.

Conclusion et suivi

• Savoir animer la synthèse récapitulative (décisions prises, attendus et actions à entreprendre, responsabilités attribuées)
• Diffuser le récapitulatif synthétique dans les 24 heures.