Savoir mener ses entretiens et ateliers de compréhension des besoins et les restituer à l’écrit
Référence : MANCOM04
Une formation complète pour chefs de projets, afin de conduire efficacement leurs entretiens d’enquête, animer leurs ateliers de recherche de besoins, collecter une information transverse fiable et produire des restitutions écrites claires, structurées et exploitables.
- 2 jours • 14 heures
- 6 participants max.
- Intra-entreprise, coaching, individuel
- Présentiel, distanciel, hybride
Besoins des chefs de projets
Pour mener à bien leurs projets, les chefs de projets doivent interroger les différents départements et services sur leurs besoins transverses.
Pour cela, ils mènent des entretiens d’enquête et animent des ateliers de recherche d’information. À l’issue de ces démarches, ils restituent à l’écrit les besoins identifiés et compilés, via des comptes rendus, rapports et notes de synthèse.
Cette mission exige une triple compétence : la capacité à faire émerger des informations fiables lors des échanges à l’oral, la capacité à recueillir et traiter en temps réel une information volumineuse, et enfin la capacité à restituer cette information sous forme de documents faisant clairement ressortir les informations pertinentes.
Apports de la formation
Cette formation apporte aux chefs de projets les techniques et méthodes clés de conduite d’entretiens d’enquête, d’accompagnement à l’émergence et à la verbalisation des besoins, ainsi que de rédaction de documents de restitution.
Elle permet de travailler les comptes rendus, rapports, synthèses et notes de restitution issus d’entretiens et d’ateliers. Elle relie la collecte orale des informations, leur traitement, leur consolidation et leur transformation en documents utiles au pilotage du projet.
Le programme articule stratégie de collecte, conduite d’entretiens, animation d’ateliers, écoute active, prise de notes, moments coaching, restitution écrite, capitalisation sur les apports et construction d’un plan d’action personnel.
Objectifs opérationnels
- Définir sa stratégie de collecte d’informations transverses.
- Intégrer la double approche d’enquête et d’accompagnement maïeutique.
- Utiliser le coaching minute pour favoriser l’émergence des besoins clés.
- Conduire efficacement ses entretiens de recherche de besoins.
- Animer efficacement ses ateliers de recherche d’information.
- Produire une collecte d’information réussie, structurée et exploitable.
- Entretenir la relation coopérative par une communication proactive.
- Restituer à l’écrit les remontées issues des entretiens et ateliers.
- Produire des comptes rendus, rapports et synthèses aux formats adaptés.
- Identifier ses points forts et axes d’amélioration en conduite d’entretiens, animation d’ateliers et rédaction de documents de restitution.
Public concerné
Tout chef de projet chargé de mission transverse présente ou à venir.
Cette formation s’adresse également aux managers transverses, responsables de mission, pilotes de projet ou collaborateurs chargés de recueillir des besoins auprès de plusieurs départements, services, contributeurs ou parties prenantes.
Prérequis
Connaissance de sa mission et de son environnement transverse.
Prérequis
Connaissance de sa mission, de son contexte projet et de son environnement transverse.
Durée
Deux jours, soit 14 heures, pour une appropriation complète des méthodes.
Formats
Formation disponible aux entreprises et individuels, en intra-entreprise, coachings, présentiel, distanciel et hybride. 6 participants maximum par session.
Contenu clé de la formation
Le programme suit l’ensemble du processus de collecte, traitement et restitution des besoins : préparer la recherche d’informations, conduire les entretiens, animer les ateliers, prendre des notes, rédiger les restitutions et capitaliser sur les engagements.
1. Définir sa stratégie
Définir sa stratégie de recherche et de collecte d’informations transverses.
2. Intégrer le projet
Inscrire les entretiens et ateliers dans le temps du projet.
3. Cartographier
Construire une carte systémique des contributeurs et une carte heuristique des apports attendus.
4. Organiser la collecte
Décider des formats, calendriers, interlocuteurs, contacts et modalités de communication.
5. Lever les obstacles
Identifier les freins à l’expression authentique des besoins et les leviers de mobilisation.
6. Conduire les entretiens
Créer le cadre, justifier les modalités et conduire les échanges avec méthode.
7. Questionner
Utiliser des techniques de questionnement adaptées à la recherche de besoins.
8. Écouter activement
Créer un climat de sécurité, utiliser les marqueurs d’intérêt et verrouiller les informations.
9. Prendre des notes
Utiliser des méthodes de prise de notes efficaces, visuelles et structurées.
10. Insérer du coaching
Employer la maïeutique et le questionnement coaching pour faire émerger les besoins.
11. Conduire les ateliers
Communiquer le cadre, animer le groupe et favoriser les contributions.
12. Réguler le collectif
Gérer les tours de parole, digressions, tensions, frictions et insatisfactions.
13. Restituer à l’écrit
Transformer les notes en comptes rendus, rapports, synthèses et documents de restitution.
14. Capitaliser
Consolider les engagements de chacun et renforcer l’adhésion autour du projet.
15. Plan d’action
Définir ses objectifs, son plan d’amélioration, ses échéances et critères de contrôle.
Développement complet du programme
Les séquences ci-dessous reprennent l’ensemble des points du programme MANCOM04 afin de permettre une appropriation opérationnelle complète par les chefs de projets.
Définir sa stratégie de recherche et de collecte d’informations
- Intégrer l’étape d’entretiens et d’ateliers dans le temps du projet.
- Construire une carte systémique des contributeurs.
- Construire sa carte heuristique des types d’apports attendus a priori.
- Décider de l’organisation des actions de recherche : formats, calendrier, interlocuteurs, contacts, communication.
- Identifier les obstacles à l’expression authentique des besoins.
- Identifier les freins à la mobilisation des contributeurs.
- Déterminer les leviers permettant de surmonter ces obstacles.
Conduire et animer ses entretiens de recherche de besoins
- Communiquer sur le cadre des entretiens.
- Utiliser les trois rôles transverses : capitaine, leader, communicant.
- Justifier auprès des contributeurs les modalités et outils utilisés.
- Employer des techniques de questionnement adaptées.
- Suivre les réponses et relancer l’expression.
- S’appuyer sur les 5 suivis de Toyota pour faire émerger les besoins.
- Utiliser la formulation coaching pour favoriser la verbalisation des besoins.
- Reformuler avec demande de validation.
- Utiliser le langage non verbal pour inciter le contributeur à développer son propos.
- Réaliser des synthèses régulières.
- Signaler la progression de l’entretien.
- Assurer le suivi de l’entretien pour soigner la relation avec le contributeur.
Écoute active en enquête : attitudes et techniques
- Savoir créer un climat de sécurité et de confiance.
- Utiliser les marqueurs d’intérêt et d’empathie.
- Donner des feedbacks pour sécuriser l’échange.
- Rechercher des feedbacks pour verrouiller les informations.
- Oser interrompre lorsque cela est utile à la clarification.
- Demander des clarifications et précisions.
- Comprendre les six attitudes de Porter et leurs conséquences en entretien.
- Utiliser les quatre niveaux d’information pour progresser sur un point.
Principes et techniques de prise de notes efficaces
- Utiliser des grilles de prise de notes à double usage : animation des échanges et recueil d’information.
- Utiliser le principe d’entonnoir en traitement de l’information pour gagner en temps et en efficacité.
- Intégrer l’approche structurée et précadrée.
- Comprendre les cinq méthodes de prise de notes : avantages et contraintes.
- Savoir prendre des notes visuelles en grilles, tableaux et schémas.
- Choisir les méthodes appropriées en fonction des objectifs du document de restitution.
- Cumuler plusieurs méthodes lorsque le contexte l’exige.
- Utiliser les mécanismes neuropsychologiques disponibles pour être plus performant en prise d’information.
- Traiter l’information sélectionnée.
- Identifier les idées clés.
- Reformuler les idées clés avec précision.
Insérer des moments coaching : attitudes et techniques
- Comprendre comment faire émerger les besoins par l’approche maïeutique.
- Utiliser les principes du mode coaching.
- Identifier les étapes du mode coaching.
- Employer des techniques de questionnement coaching.
- Questionner pour faire révéler et mieux savoir.
- Additionner écoute active et empathie.
- Créer des moments courts d’accompagnement dans l’échange projet.
Conduire ses ateliers de recherche de besoins
- Communiquer sur le cadre des ateliers.
- Utiliser les trois rôles transverses : capitaine, leader, communicant.
- Justifier auprès des contributeurs les modalités et outils utilisés.
- Réaliser des synthèses régulières.
- Signaler la progression de l’atelier.
- Sécuriser les conditions de participation.
- Faire comprendre les objectifs et limites de l’atelier.
Animer ses ateliers de recherche de besoins
- Jouer pleinement son rôle d’animateur.
- Favoriser les contributions.
- Réguler la dynamique des échanges.
- Faire émerger les axes prioritaires.
- Réorienter les échanges lorsque cela est nécessaire.
- Réguler les tours de parole.
- Limiter les digressions.
- Utiliser des techniques de questionnement adaptées en groupe de travail.
- Intégrer les comportements de dynamique de groupe pour garantir son propre confort d’animation.
- Suivre les réponses des contributeurs.
- Relancer l’expression.
- Faire rebondir chacun sur les contributions des autres.
- Utiliser les marques de reconnaissance.
- Utiliser les marqueurs empathiques pour favoriser les contributions.
- Reformuler avec demande de validation.
- Valoriser les apports de chacun.
- Mettre en valeur l’expertise des contributeurs.
- Reconnaître les contributions et les résultats.
- Utiliser les supports : vidéoprojection, tableau papier, supports collaboratifs.
- Utiliser les moments d’interactivité pour consolider les acquis.
- Utiliser et gérer les insatisfactions, frictions et tensions du groupe.
Savoir rédiger un document de restitution efficace
- Comprendre le processus de transfert des notes en document de restitution.
- Consolider les notes rapidement après les échanges.
- Organiser ses idées pour construire un plan efficace.
- Restituer fidèlement les messages des interventions.
- Structurer l’information du document de restitution.
- Comprendre les cinq objectifs de comptes rendus et leurs deux plans.
- Sélectionner l’information à mettre en avant.
- Organiser le texte selon les stratégies de lecture du lectorat.
- Adapter le style de rédaction au document de restitution.
- Mettre en page efficacement son document de restitution.
- Bien titrer les composantes du document de restitution.
- Signaler clairement les composantes du document de restitution.
Capitaliser sur les apports
- Communiquer efficacement à l’issue des entretiens et ateliers.
- Profiter de la diffusion officielle du compte rendu définitif pour consolider les engagements de chacun.
- Relier la restitution aux livrables à suivre.
- Utiliser le potentiel d’échanges informels sur la réunion réalisée.
- Consolider l’adhésion autour du projet.
- Renforcer la fédération par l’effet d’engagement.
Plan d’action personnel
- Identifier ses points forts en conduite d’entretiens.
- Identifier ses axes d’amélioration en conduite d’entretiens.
- Identifier ses points forts en animation d’ateliers.
- Identifier ses axes d’amélioration en animation d’ateliers.
- Identifier ses points forts en rédaction de documents de restitution.
- Identifier ses axes d’amélioration en rédaction de documents de restitution.
- Définir ses objectifs d’amélioration.
- Construire son plan d’amélioration.
- Définir ses points de vigilance.
- Fixer des échéances.
- Définir des critères de contrôle et d’évaluation.
Méthodes pédagogiques
- Apports théoriques mis au service de l’expérimentation.
- Orientation pratique maximum par les participants.
- 70 % d’exercices pratiques et d’interactivité.
- Mises en situation sur études de cas concrets tirés du contexte des participants.
- Débriefings collectifs des séquences jouées.
- Regards croisés et partages d’expériences des participants.
- Travail sur les points forts à renforcer.
- Identification des axes d’amélioration.
- Création d’un plan d’action personnel et d’un projet d’application.
Modalités d’évaluation
- Évaluation de la progression tout au long de la formation.
- QCM de vérification des repères clés.
- Mises en situation.
- Travaux pratiques.
- Tests de positionnement en amont.
- Tests de positionnement en aval.
- Validation des compétences acquises.
- Évaluation de la capacité à conduire un entretien de recherche de besoins.
- Évaluation de la capacité à animer un atelier de recherche d’information.
- Évaluation de la capacité à produire une restitution écrite claire et exploitable.
Les plus pédagogiques de la formation
- Consultant-formateur expert en communication et traitement de l’information à l’oral et à l’écrit.
- Expertise d’ancien journaliste, spécialiste de la collecte, sélection, hiérarchisation et restitution d’informations.
- Expérience en conduite d’entretiens d’enquête.
- Expérience en animation d’ateliers de production d’informations.
- Coach certifié pour travailler la posture, l’écoute, la maïeutique et le questionnement.
- Orientation pratique maximum par les participants.
- Apports théoriques directement reliés aux exercices et aux situations projet.
- Mises en situation sur cas concrets tirés du contexte des participants.
- Débriefings collectifs des séquences jouées.
- Regards croisés et partages d’expériences des participants.
- Identification des points forts à renforcer et axes d’amélioration.
- Création d’un plan d’action personnel et d’un projet d’application.
Aide-mémoire
- Repères pour définir une stratégie de collecte d’informations transverses.
- Cartographie systémique des contributeurs.
- Carte heuristique des apports attendus.
- Repères pour conduire les entretiens de recherche de besoins.
- Repères pour animer les ateliers de recherche d’information.
- Techniques de questionnement adaptées.
- Repères sur les 5 suivis de Toyota.
- Repères sur la formulation coaching.
- Repères sur l’écoute active, les marqueurs d’intérêt et l’empathie.
- Repères sur les six attitudes de Porter.
- Repères sur les quatre niveaux d’information.
- Repères sur les méthodes de prise de notes.
- Repères sur les documents de restitution : comptes rendus, rapports, synthèses.
- Repères pour capitaliser sur les engagements et renforcer l’adhésion.
- Support de construction du plan d’action personnel.
Actualisation : avril 2026.
Modalités pratiques
- Formation disponible aux entreprises et individuels.
- Formats : intra-entreprise, coachings, présentiel, distanciel et hybride.
- Sessions intra et coachings : dates, lieux et tarifs sur devis personnalisé.
- 6 participants maximum par session pour un travail poussé et des feedbacks individuels.
- Inscriptions entreprises et individuels par email à patrickjay@face-equipe.fr.
- Confirmation sous 24 heures par retour.
- Sessions garanties à la première inscription.
- Interface Zoom pour les sessions distancielles.
- Accessibilité : locaux handi-accessibles ; équipes sensibilisées aux besoins des personnes malentendantes et malvoyantes ; signaler tout besoin d’adaptation.
Vous souhaitez renforcer la qualité de vos entretiens, ateliers et restitutions projet ?
Cette formation donne aux chefs de projets les repères, méthodes et techniques nécessaires pour collecter les besoins transverses, faire émerger les informations utiles, animer les contributeurs et produire des écrits de restitution clairs, fidèles et directement exploitables.
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