Superviser les entretiens et ateliers de compréhension des besoins et leur restitution écrite

Définir et organiser la stratégie de recherche

• Intégrer les entretiens et ateliers dans le temps du projet.
• Construire une carte systémique des contributeurs.
• Construire une carte heuristique des types d’apports attendus.
• Décider de l’organisation des actions de recherche : formats, calendrier, interlocuteurs, contacts, communication.
• Identifier les obstacles à l’expression authentique des besoins.
• Repérer les leviers de mobilisation des contributeurs.

Conduire et animer les entretiens

• Communiquer sur le cadre des entretiens.
• Utiliser les trois rôles transverses : capitaine, leader, communicant.
• Justifier auprès des contributeurs les modalités et outils utilisés.
• Employer des techniques de questionnement adaptées.
• Suivre les réponses et relancer l’expression.
• S’appuyer sur les 5 suivis de Toyota et la formulation coaching pour faire émerger les besoins.
• Reformuler avec demande de validation.
• Utiliser le non-verbal pour inciter le contributeur à développer son propos.
• Réaliser des synthèses régulières et signaler la progression de l’entretien.
• Soigner la relation avec le contributeur après l’entretien.

Écoute active et prise de notes

• Créer un climat de sécurité et de confiance.
• Utiliser les marqueurs d’intérêt et d’empathie.
• Donner et rechercher des feedbacks pour verrouiller les informations.
• Oser interrompre, demander des clarifications et précisions.
• Comprendre les six attitudes de Porter et leurs conséquences en entretien.
• Utiliser les 4 niveaux d’information pour progresser sur un point.
• Utiliser les mécanismes neuropsychologiques disponibles pour mieux prendre l’information.
• Traiter l’information sélectionnée.
• Identifier et reformuler les idées clés.

Techniques de prise de notes efficaces

• Utiliser le principe d’entonnoir en traitement de l’information.
• Intégrer une approche structurée et pré-cadrée.
• Comprendre les avantages et contraintes des cinq méthodes de prise de notes.
• Prendre des notes visuelles en grilles, tableaux et schémas.
• Utiliser des grilles à double usage : animation des échanges et recueil d’information.
• Choisir et cumuler les méthodes appropriées selon les objectifs du document de restitution.

Insérer des moments coaching

• Utiliser l’approche maïeutique pour faire émerger les besoins.
• Comprendre les principes du mode coaching.
• Identifier les étapes du mode coaching.
• Employer des techniques de questionnement coaching.
• Questionner pour faire révéler et mieux savoir.
• Additionner écoute active et empathie.

Conduire et animer les ateliers de recherche de besoins

• Communiquer sur le cadre des ateliers.
• Utiliser les rôles de capitaine, leader et communicant.
• Justifier les modalités et outils utilisés.
• Réaliser des synthèses régulières et signaler la progression.
• Favoriser les contributions et réguler la dynamique des échanges.
• Faire émerger les axes prioritaires.
• Réorienter les échanges, réguler les tours de parole et les digressions.
• Utiliser des techniques de questionnement adaptées au groupe de travail.
• Intégrer les comportements de dynamique de groupe pour garantir son confort d’animation.

Faire émerger la valeur ajoutée collective

• Suivre les réponses des contributeurs et relancer l’expression.
• Faire rebondir chacun sur les contributions des autres.
• Utiliser les marques de reconnaissance et marqueurs empathiques.
• Reformuler avec demande de validation.
• Valoriser les apports de chacun, son expertise, ses contributions et ses résultats.
• Utiliser les supports : vidéoprojection, tableau papier, supports collaboratifs.
• Utiliser les moments d’interactivité pour consolider les acquis.
• Gérer les insatisfactions, frictions et tensions du groupe.

Passer des notes au document de restitution

• Comprendre le processus de transfert des notes en document de restitution.
• Consolider les notes rapidement après les échanges.
• Organiser les idées pour construire un plan efficace.
• Restituer fidèlement les messages des interventions.
• Structurer l’information du document de restitution.
• Comprendre les cinq objectifs de comptes rendus et leurs deux plans.
• Sélectionner l’information à mettre en avant.
• Organiser le texte selon les stratégies de lecture du lectorat.
• Adapter le style de rédaction au document de restitution.
• Mettre en page efficacement, bien titrer et signaler clairement les composantes.

Capitaliser sur les apports

• Communiquer efficacement à l’issue des entretiens et ateliers.
• Profiter de la diffusion officielle du compte rendu définitif pour consolider les engagements.
• Relier les restitutions aux livrables à suivre.
• Utiliser les échanges informels post-réunion comme facteur d’adhésion.
• Renforcer la fédération autour du projet par l’effet d’engagement.